「経営方針を勉強する会」の最終会合で、社長たちが方針を社内で発表する形式で予行してました。終わった後、社長たちが集まり反省会を行った時の意見は次のとおりでした。3月決算の会社は、これから「経営方針発表会」が予定されているので、皆さん、参考にしてください。
話の中身を暗記する
下にある原稿を見て、話しても喉が曲がって、聞き取りが難しいです。
話す内容を暗記されたら良いとのことでした。報告内容4つあれば、書籍の章立てと同じように、段落をつけ話すとわかりやすくなります。20分で話すならば中味を書き、はじめは見ながら話し20分間にはいる量なのかを検討します。量を調整して20分にはいったら、次は見ながら暗記します。同時に声の大きさや速さも意識しながら、次第に原稿を見ないようにします。声の大きさは出席者の数、声の速さは分りやすいのかどうかを考えます。
話す前の準備
話す前に、準備は次のとおりです。顎まわりを指先でほぐして、必要なら飴で喉がすべりやすくします。会場に時計があるのかどうか確かめ、会場の時計を見て時間経過をみます。会場に時計がない場合、腕時計を見やすく演台に置いて、時間経過を見ます。暗記はしましたが、念のために原稿は演台の上におきます。
会場へ顔を向けて話す
会場の方に顔を向け、お話しされたら良いとの意見です。原稿は暗記しており、原稿を見る必要は無いので、顔を上げて話ができます。会場のなかを視線を横8の字に回し、出席者の様子を見ると良いとのことです。このようにすると、顔が下向きにならず、声が喉をまっすぐ通ります。パワーポイント使用の場合、スクリーン画面ばかり見ずに、出席者に目を向けます。
質問があれば、感謝して答える
終了後、質問があった場合は「熱心にお聞き下さってありがとうございます」との気持ちで回答します。あわてずに落ちついて、質問の意味を理解してから、回答します。主旨が明快でない質問は、ご自身の言い方で反芻し、理解した後に回答したら良いです。決して「妙な質問だ」という感じを持たないことです。そんな感じを持つと、良い回答になりません。
発表会の前に練習して磨く
方針発表会の前に、仲間の経営者などの前で予行練習してみたら良いとのことです。内容が聞いててわかりやすいか、声の大きさはどうか、話の速度はちょうど良いのかなどのアドバイスをいただき磨くことは練習になり効果的です。ご家族などの前で話すと、「こんな仕事をしているのか」と家族の理解がふかくなるとの話も出ました。そうですね、家族の協力は経営に必要です。
「経営方針発表会」をされるために、参考になれば幸いです。
中小企業診断士 窪田 靖彦